Wie komme ich an meine Akte und meine Daten?

Für eine Anfrage nach Art. 15 GDPR gibt es keine vorgeschriebene Form. Sie kann grundsätzlich mündlich oder schriftlich gestellt werden. Aus Beweisgründen ist eine schriftliche Anfrage, zum Beispiel per E-Mail, meist sinnvoll.

Der Verantwortliche muss nach Art. 12 Abs. 2 GDPR die Ausübung der Betroffenenrechte erleichtern. Eine bereits wirksam gestellte Anfrage wird daher nicht dadurch unwirksam, dass eine Organisation zusätzlich ein Portal, eine App oder einen besonderen Onlinedienst anbietet.

Ein solcher Dienst kann für eine sichere Identifizierung oder die sichere Bereitstellung der Antwort verwendet werden. Er darf aber nicht dazu führen, dass eine bereits gestellte Art.-15-Anfrage inhaltlich auf die technisch angebotenen Auswahlmöglichkeiten eines Portals reduziert wird.

Rechtlich richtet sich die Anfrage an den personuppgiftsansvarige, also den Verantwortlichen.

Bei schwedischen Behörden ist regelmäßig ein dataskyddsombud vorhanden. Das Datenschutzombud ist eine geeignete Kontaktstelle für Betroffenenrechte. Praktisch empfiehlt sich bei Behörden:

• An: Dataskyddsombud, wenn eine Kontaktadresse auffindbar ist.
• CC: Registrator beziehungsweise die offizielle Registratur.
• Wenn kein Dataskyddsombud auffindbar ist: an die offizielle Registratur oder veröffentlichte Datenschutzkontaktadresse.

Der Generator erstellt die Adressierung entsprechend deiner Auswahl.

Das Recht aus Art. 15 ist ein individuelles Recht jeder betroffenen Person. Werden Daten mehrerer Familienmitglieder angefordert, muss klar erkennbar sein, für welche Personen das Recht ausgeübt wird.

Bei Kindern gehören die Rechte dem Kind. Sie können abhängig von Alter und Situation vom Kind selbst oder durch einen Sorgeberechtigten ausgeübt werden. Der Generator erzeugt deshalb für jedes Kind einen eigenen Personenblock und kennzeichnet, wer das Recht für das Kind ausübt.

Er erzwingt keine pauschale Aussage, dass ein Elternteil immer allein handeln darf oder dass immer beide Sorgeberechtigten unterschreiben müssen. Die konkrete Vertretungsbefugnis kann von Alter, Reife, Sorgeverhältnis und Kontext abhängen.

Nach Art. 15 GDPR umfasst die Auskunft insbesondere:

• Bestätigung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden;
• Zugang zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten;
• die Verarbeitungszwecke;
• die Kategorien personenbezogener Daten;
• Empfänger oder Kategorien von Empfängern;
• soweit möglich die vorgesehene Speicherdauer oder die Kriterien dafür;
• Informationen über Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch, soweit anwendbar;
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde;
• soweit die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden: verfügbare Informationen über ihre Herkunft;
• soweit anwendbar: Informationen über automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling;
• bei Übermittlungen in ein Drittland oder an eine internationale Organisation: Informationen über geeignete Garantien;
• eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind.

Die erste Kopie ist grundsätzlich unentgeltlich. Für weitere Kopien kann unter den Voraussetzungen des Art. 15 Abs. 3 GDPR ein angemessenes Entgelt verlangt werden.

Nach Art. 12 Abs. 3 GDPR muss der Verantwortliche ohne unangemessene Verzögerung und grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang reagieren.

Die Frist kann bei Bedarf wegen Komplexität oder Anzahl der Anträge um höchstens zwei weitere Monate verlängert werden. Über die Verlängerung und ihre Gründe muss aber innerhalb des ersten Monats informiert werden.

Ja, wenn begründete Zweifel an der Identität bestehen, kann der Verantwortliche nach Art. 12 Abs. 6 GDPR zusätzliche Informationen verlangen, die zur Bestätigung der Identität erforderlich sind.

Das rechtfertigt keine beliebige Datensammlung. Die Identitätsprüfung muss zur Situation passen. Ein sicheres Portal kann dafür sinnvoll sein, ohne dass dadurch der Inhalt der bereits gestellten Anfrage eingeschränkt wird.

Ja. Das Auskunftsrecht ist nicht grenzenlos.

In Schweden bestimmt insbesondere 5 kap. 1 § Dataskyddslagen (2018:218), dass Art. 13–15 GDPR nicht für Informationen gilt, die der Verantwortliche der betroffenen Person nach Gesetz, Verordnung oder einem darauf beruhenden Beschluss nicht offenlegen darf.

5 kap. 2 § Dataskyddslagen enthält außerdem Einschränkungen für personenbezogene Daten in noch nicht endgültig ausgeformtem Fließtext sowie für Gedächtnisnotizen und Ähnliches, mit den dort genannten Ausnahmen.

Auch Art. 15 Abs. 4 GDPR schützt die Rechte und Freiheiten anderer Personen.

Eine Einschränkung bedeutet deshalb nicht automatisch, dass die gesamte Anfrage abgelehnt werden darf. Die Organisation muss die konkrete Rechtsgrundlage und den Umfang der Einschränkung beurteilen.

Nach 2 kap. 15 § Tryckfrihetsförordningen muss eine öffentliche Urkunde, die herausgegeben werden darf, grundsätzlich sofort oder so bald wie möglich zur Einsicht bereitgestellt werden.

Eine Anfrage nach einer Kopie ist nach 2 kap. 16 § Tryckfrihetsförordningen skyndsamt zu behandeln.

Enthält ein Dokument einzelne geheimhaltungsbedürftige Informationen, folgt aus 2 kap. 15 § TF, dass die übrigen Teile zugänglich gemacht werden müssen, soweit das möglich ist, ohne die geschützten Informationen offenzulegen.

Für Kopien können Gebühren anfallen. Ein allgemeiner Anspruch darauf, öffentliche Dokumente zwingend in digitaler Form zu erhalten, besteht nach TF nicht. Der Generator formuliert deshalb eine elektronische Übersendung als Wunsch und bittet andernfalls um Information über verfügbare Form und etwaige Gebühren.

Bei einer normalen Anfrage nach allmän handling darf eine Behörde nach 2 kap. 18 § Tryckfrihetsförordningen grundsätzlich nicht weiter nach Identität oder Zweck fragen, als dies für die Prüfung erforderlich ist, ob ein Hindernis gegen die Herausgabe besteht.

Das unterscheidet diese Anfrage deutlich von Partsinsyn oder einer GDPR-Anfrage, bei denen die Identität beziehungsweise Parteistellung relevant sein kann.

„Sekretess“ bedeutet nicht automatisch, dass ein vollständiges Dokument nicht herausgegeben wird.

Die Behörde muss prüfen, welche konkrete Information geschützt ist und auf welcher Rechtsgrundlage. Ist nur ein Teil geschützt, muss der übrige Teil nach den Regeln der Tryckfrihetsförordningen grundsätzlich zugänglich gemacht werden.

Wenn ein Mitarbeiter die Herausgabe verweigert oder nur mit Einschränkungen herausgibt, kannst du nach 6 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen die formelle Prüfung durch die Behörde verlangen. Die Behörde muss darüber informieren, dass ein schriftlicher Behördenbeschluss erforderlich ist, damit die Entscheidung angefochten werden kann.

Ein ablehnender Behördenbeschluss über die Herausgabe kann nach 6 kap. 7–8 §§ OSL grundsätzlich angefochten werden; bei staatlichen und kommunalen Behörden führt der Rechtsweg regelmäßig zum Kammarrätt.

Nach 10 § Förvaltningslagen hat eine Partei das Recht, alles Material einzusehen, das dem Verfahren hinzugefügt wurde.

Die Geheimhaltungsschranke ist hier nicht identisch mit einer gewöhnlichen Anfrage nach allmän handling. 10 kap. 3 § OSL bestimmt, dass Sekretess die Einsicht einer Partei grundsätzlich nicht hindert. Ein Material kann einer Partei jedoch vorenthalten werden, soweit es aus Rücksicht auf ein öffentliches oder privates Interesse von synnerlig vikt ist, dass eine geheimhaltungsbedürftige Information nicht offengelegt wird. In diesem Fall muss die Behörde der Partei grundsätzlich auf andere Weise so viel über den Inhalt mitteilen, wie sie benötigt, um ihre Rechte wahrnehmen zu können, soweit dies ohne ernsthaften Schaden möglich ist.