Arvid Lane

Hur får jag tillgång till min akt och mina personuppgifter?

Myndigheter och organisationer vet ofta betydligt mer om ett ärende än den person som berörs av det. Beslut, interna anteckningar, e-post, rapporter, registeruppgifter och utlämnanden av information kan uppstå på olika ställen i en organisation. För att förstå vad som faktiskt har hänt behövs därför först ett tillförlitligt informationsunderlag.

I Sverige finns flera juridiskt skilda vägar för att få tillgång till information. De överlappar delvis, men är inte samma sak:

  1. Partsinsyn – när du är part i ett visst ärende och vill ta del av materialet i ärendet.
  2. Allmän handling – när du vill begära ut allmänna handlingar från en myndighet.
  3. Artikel 15 GDPR / registerutdrag – när du vill veta vilka personuppgifter som behandlas om dig eller ditt barn och hur behandlingen sker.

Om du vill rekonstruera ett myndighetsärende så fullständigt som möjligt kan det vara klokt att använda mer än en av dessa vägar parallellt.

Den viktigaste skillnaden

Akt och ärendematerial

Om du vill veta vilka handlingar och vilket material som hör till ett konkret ärende och vilket underlag myndigheten har använt vid handläggning eller beslut, handlar det om insyn i ärendematerialet.

Om du är part är 10 § förvaltningslagen (2017:900) särskilt viktig. En part har som huvudregel rätt att ta del av allt material som har tillförts ärendet. Begränsningar kan följa av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Oberoende av partsställning kan vem som helst begära ut allmänna handlingar från en myndighet enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen.

Personuppgifter

Om du vill veta vilka personuppgifter som behandlas, varifrån de kommer, varför de behandlas, till vilka mottagare de har lämnats ut och hur länge de lagras, handlar det om rätten till tillgång enligt artikel 15 GDPR.

Detta ersätter inte partsinsyn eller rätten att ta del av allmänna handlingar. Artikel 15 gäller personuppgifter och den kompletterande information som anges i artikeln. Den ger inte automatiskt rätt till varje fullständig handling där personuppgifter förekommer.

Vilken väg ska jag använda?

Jag vill förstå hur ett visst myndighetsärende har handlagts. Använd partsinsyn och, när det är lämpligt, även en begäran om allmänna handlingar.

Jag vill få ut allmänna handlingar även om jag inte är part. Begär ut allmänna handlingar.

Jag vill veta vilka personuppgifter som behandlas om mig eller mitt barn. Använd artikel 15 GDPR.

Jag vill rekonstruera ett ärende så fullständigt som möjligt. En kombination är ofta lämplig.

Skapa en begäran

Fyll bara i de fält som behövs för den valda vägen. Allt stannar i din webbläsare.

Dina uppgifter används endast för att skapa din begäran direkt i webbläsaren. De sparas inte, skickas inte till någon server och visas inte i webbadressen.

* Obligatoriskt fält

GDPR artikel 15

Texten infogas direkt i den färdiga begäran.

Akt / Partsinsyn

Allmän handling

Beskriv handlingarna så konkret som möjligt.

Du kan som huvudregel begära ut allmänna handlingar utan att uppge ditt namn eller varför du vill ha handlingarna.

Avsändare

Viktigt om GDPR: ingen särskild blankett krävs

En begäran enligt artikel 15 GDPR behöver inte följa någon särskild form. Den kan som huvudregel göras muntligt eller skriftligt. Av bevisskäl och för tydlighet är en skriftlig begäran, till exempel via e-post, oftast att föredra.

Enligt artikel 12.2 GDPR ska den personuppgiftsansvarige underlätta utövandet av den registrerades rättigheter. En redan giltigt framställd begäran blir därför inte ogiltig bara för att organisationen också erbjuder en portal, app eller särskild e-tjänst.

En sådan tjänst kan användas för säker identifiering eller säker leverans av svaret. Den får däremot inte innebära att innehållet i en redan framställd begäran enligt artikel 15 begränsas till de val eller datakategorier som råkar finnas i tjänsten.

Vem ska få en GDPR-begäran?

Rättsligt riktas begäran till den personuppgiftsansvarige.

Svenska myndigheter ska normalt ha ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet är en lämplig kontaktpunkt för frågor om registrerades rättigheter. Praktiskt rekommenderas för myndigheter:

  • Till: dataskyddsombudet, om kontaktuppgift kan hittas;
  • Kopia: registrator eller myndighetens officiella registraturadress;
  • om dataskyddsombudets kontaktuppgift inte kan hittas: skicka till registrator eller publicerad dataskyddskontakt.

Generatorn bygger adresseringen utifrån dina val.

Flera personer och barn

Rätten enligt artikel 15 är en individuell rättighet för varje registrerad person. Om en begäran gäller flera familjemedlemmar ska det tydligt framgå för vilka personer rätten utövas.

Barn har egna rättigheter enligt GDPR. Beroende på barnets ålder och omständigheterna kan rättigheterna utövas av barnet självt eller av en vårdnadshavare. Generatorn skapar därför ett separat personblock för varje barn och anger vem som utövar rättigheten för barnets räkning.

Generatorn utgår inte från en generell regel om att en vårdnadshavare alltid kan agera ensam eller att båda vårdnadshavarna alltid måste underteckna. Den konkreta behörigheten kan bero på barnets ålder och mognad, vårdnadsförhållandet och sammanhanget.

Vad omfattar en begäran enligt artikel 15?

Artikel 15 GDPR omfattar bland annat:

  • bekräftelse på om personuppgifter behandlas;
  • tillgång till de personuppgifter som behandlas;
  • ändamålen med behandlingen;
  • kategorierna av personuppgifter;
  • mottagare eller kategorier av mottagare;
  • om möjligt den planerade lagringstiden eller kriterierna för att bestämma den;
  • information om rätt till rättelse, radering, begränsning och invändning när dessa rättigheter är tillämpliga;
  • rätten att lämna klagomål till tillsynsmyndighet;
  • när uppgifterna inte har samlats in från den registrerade: tillgänglig information om varifrån de kommer;
  • när det är tillämpligt: information om automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering;
  • vid överföring till tredjeland eller internationell organisation: information om lämpliga skyddsåtgärder;
  • en kopia av de personuppgifter som är föremål för behandling.

Den första kopian är som huvudregel kostnadsfri. För ytterligare kopior kan en rimlig avgift tas ut under de förutsättningar som anges i artikel 15.3 GDPR.

Hur lång tid får svaret ta?

Enligt artikel 12.3 GDPR ska den personuppgiftsansvarige återkomma utan onödigt dröjsmål och som huvudregel senast inom en månad från det att begäran togs emot.

Fristen får vid behov förlängas med högst två ytterligare månader med hänsyn till begärans komplexitet och antal. Den registrerade ska då informeras om förlängningen och skälen till den inom den första månaden.

Får organisationen kontrollera min identitet?

Ja. Om det finns rimliga skäl att tvivla på identiteten får den personuppgiftsansvarige enligt artikel 12.6 GDPR begära ytterligare information som är nödvändig för att bekräfta identiteten.

Det innebär inte en rätt att samla in mer information än vad som behövs. Identifieringen ska vara proportionerlig till situationen. En säker portal kan vara ett lämpligt sätt att verifiera identiteten utan att innehållet i den redan framställda begäran begränsas.

Finns det undantag?

Ja. Rätten till tillgång är inte obegränsad.

I Sverige följer av 5 kap. 1 § dataskyddslagen (2018:218) att artiklarna 13–15 GDPR inte gäller sådana uppgifter som den personuppgiftsansvarige inte får lämna ut till den registrerade enligt lag, annan författning eller beslut som meddelats med stöd av författning.

5 kap. 2 § dataskyddslagen innehåller dessutom begränsningar för personuppgifter i löpande text som ännu inte fått sin slutliga utformning samt för minnesanteckningar och liknande, med de undantag som anges i bestämmelsen.

Även artikel 15.4 GDPR skyddar andra personers rättigheter och friheter.

En begränsning innebär därför inte automatiskt att hela begäran får avslås. Organisationen måste bedöma den konkreta rättsliga grunden och begränsningens omfattning.

Vad måste en myndighet göra när någon begär en allmän handling?

Enligt 2 kap. 15 § tryckfrihetsförordningen ska en allmän handling som får lämnas ut som huvudregel tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt för att kunna läsas eller tas del av på plats.

En begäran om kopia ska enligt 2 kap. 16 § tryckfrihetsförordningen behandlas skyndsamt.

Om en handling innehåller vissa uppgifter som inte får lämnas ut följer av 2 kap. 15 § TF att övriga delar ska göras tillgängliga, om det kan ske utan att den skyddade uppgiften röjs.

Avgift kan tas ut för kopior. Tryckfrihetsförordningen ger inte någon generell rätt att kräva elektroniskt utlämnande. Generatorn formulerar därför elektronisk leverans som ett önskemål och ber annars myndigheten upplysa om tillgängligt format och eventuell avgift.

Måste jag säga vem jag är och varför jag vill ha handlingarna?

Vid en vanlig begäran om allmän handling får myndigheten enligt 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen som huvudregel inte efterforska vem sökanden är eller vilket syfte begäran har i större utsträckning än vad som behövs för att pröva om det finns hinder mot utlämnande.

Detta skiljer sig från partsinsyn och GDPR, där identitet eller partsställning kan ha betydelse.

Vad händer vid sekretess?

”Sekretess” innebär inte automatiskt att hela handlingen får hållas inne.

Myndigheten måste pröva vilken konkret uppgift som skyddas och med stöd av vilken bestämmelse. Om endast en del skyddas ska övriga delar som huvudregel göras tillgängliga enligt tryckfrihetsförordningen.

Om en anställd vägrar lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll kan du enligt 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen begära myndighetens formella prövning. Du ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och om att ett skriftligt myndighetsbeslut krävs för att beslutet ska kunna överklagas.

Ett beslut att inte lämna ut handlingen kan som huvudregel överklagas enligt 6 kap. 7–8 §§ OSL. För statliga och kommunala myndigheter går överklagandet normalt till kammarrätten.

Vad är annorlunda vid partsinsyn?

Enligt 10 § förvaltningslagen har den som är part i ett ärende rätt att ta del av allt material som har tillförts ärendet.

Sekretessgränsen är inte densamma som vid en vanlig begäran om allmän handling. Enligt 10 kap. 3 § OSL hindrar sekretess som huvudregel inte att en part tar del av materialet. Material kan dock hållas inne i den utsträckning det av hänsyn till ett allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att en sekretessbelagd uppgift inte röjs. I ett sådant fall ska myndigheten som huvudregel på annat sätt lämna parten upplysning om innehållet i den utsträckning det behövs för att parten ska kunna ta till vara sin rätt och detta kan ske utan allvarlig skada för det intresse som sekretessen ska skydda.

Generatorerna

Den här sidan skapar inte klagomål, överklaganden eller individuell processstrategi. Den skapar informationsbegäranden.

Välj:

De genererade skrivelserna är alltid på svenska, eftersom de är avsedda att skickas till svenska mottagare. Förklaringar, fälthjälp och varningar visas på sidans valda språk.

Vanliga frågor

Måste jag använda en särskild blankett eller myndighetsportal för en begäran enligt artikel 15 GDPR?

Nej. En begäran enligt artikel 15 GDPR behöver inte följa någon särskild form och kan som huvudregel göras muntligt eller skriftligt. En skriftlig begäran är oftast lättare att dokumentera. En portal kan användas för proportionerlig identifiering eller säker leverans, men får inte begränsa en redan giltigt framställd begäran till de val som finns i portalen.

Vad är skillnaden mellan partsinsyn, allmän handling och artikel 15 GDPR?

Partsinsyn gäller material i ett ärende när du är part i ärendet. En begäran om allmän handling gäller handlingar hos en myndighet. Artikel 15 GDPR gäller personuppgifter och information om hur dessa uppgifter behandlas. Rättigheterna kan överlappa, men har olika syften.

Hur lång tid får ett svar på en begäran enligt artikel 15 GDPR ta?

Enligt artikel 12.3 GDPR ska den personuppgiftsansvarige svara utan onödigt dröjsmål och som huvudregel inom en månad. Vid behov på grund av komplexitet eller antal begäranden får tiden förlängas med högst två ytterligare månader. Den registrerade ska informeras om förlängningen och skälen inom den första månaden.

Måste jag uppge mitt namn när jag begär en allmän handling?

Som huvudregel nej. Enligt 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen får myndigheten normalt inte efterforska vem du är eller vilket syfte du har längre än vad som behövs för att pröva om det finns hinder mot utlämnande.

Innebär sekretess automatiskt att jag inte får handlingen?

Nej. Om endast vissa uppgifter skyddas ska övriga delar som huvudregel göras tillgängliga om detta kan ske utan att de skyddade uppgifterna röjs. För partsinsyn gäller dessutom den särskilda regeln i 10 kap. 3 § OSL.

Kan jag begära partsinsyn och tillgång enligt GDPR samtidigt?

Ja. Det är olika informationsrättigheter som kan komplettera varandra. Om du vill rekonstruera ett ärende så fullständigt som möjligt kan det vara värdefullt att både granska ärendematerialet eller allmänna handlingar och behandlingen av personuppgifter.

Vad gör jag när jag väl har fått ut akten?

Att få tillgång till hela akten är bara det första steget. Därefter sitter man ofta med en stor mängd beslut, anteckningar, mejl, rapporter, yttranden och uppgifter som återkommer på flera ställen. Fler dokument innebär inte automatiskt större klarhet.

Nästa viktiga steg är att ta reda på vad som faktiskt är belagt, var en uppgift ursprungligen kommer ifrån, vad som bara har kopierats eller upprepats och var motsägelser, luckor eller avvikelser uppstår.

Det är precis därför jag har tagit fram en kompakt guide. Den visar steg för steg hur du strukturerar och systematiskt plockar isär omfattande akter så att du kan isolera de uppgifter som faktiskt är relevanta för den fortsatta analysen.

På så sätt blir akten inte bara en samling pdf-filer, utan en tydlig struktur av uppgifter, källor, tidpunkter, beslut och möjliga motsägelser.

Att få ut akten ger dig tillgång. Att kunna läsa den ordentligt ger dig handlingsutrymme.

Till guiden: Analysera akten systematiskt